Bekerja lebih baik dengan waktu yang lebih sedikit

Sebuah survey di Amerika serikat menunjukkan bahwa 70% pekerja di sana bekerja melebihi jam kantornya dan kadang malah harus tetap bekerja pada akhir minggu.Dan yang lebih mengejutkan, lebih dari 50% menderita sindrom “merasa sibuk”, yaiutu sindrom yang dialami seseorang dimana orang yaang menderita sindrom ini merasa bahwa dirinya sudah sangat sibuk, akan tetapi tidak dibarengi dengan hasil/kinerja yang dihasilkan. Hal ini terjadi karena kurang disiplinnya dalam mengelola waktu dan banyaknya distraction (gangguan) selama bekerja, baik itu yang disadari ataupun tidak (ex: ngobrol, ngemil, chatting, dll)

Penelitian pun dilakukan dalam rangka memecahkan masalah diatas. Salah satu metoda yang dipergunakan adalah dengan memberikan “libut tambahan” kepada pekerja setiap minggunya. Walaupun pada awalnya metode ini banyak mendapat tentangan dari para senior manajer, dengan alasan bahwa memberikan libur tambahan bagi pekerja hanya akan membuat banyaknya pekerjaan yang tidak terselesaikan dan akhirnya berpengaruh terhadap performa perusahaan secara keseluruhan.

Namun, setalah dilakukan test terhadap beberapa perusahaan, maka dapat disimpulkan bahwa dengan memberikan “libur tambahan” setiap minggunya ternyata malah meningkatkan kinerja para pekerja tersebut. Dan yang menarik adalah temuan bahwa pekerja yang sering bekerja diatas jam kerja normalnya biasanya memiliki kinerja dan performa yang di bawah rata-rata.

Setelah dilakukan interview akhrinya ditemukan bahwa dengan merencanakan “libur tambahan” akan membuat pekerja bersemangat dalam menyelesaikan pekerjaan yang dihadapinya, karena mereka tidak menginginkan pada saat mereka libur dibayang-bayangi dengan pekerjaan yang belum selesai. Dan secara alam bawah sadar, hal tersebut akan meningkatkan performa kerja mereka. Dan keuntungan lainnya adalah setelah menjalani “libur tambahan”, mereka kembali dengan pikiran dan ide yang lebih segar, yang tentunya lebih siap untuk menerima tantangan baru lagi.

Tips :

1. Sebelum menjalankan metode ini, pastikan setiap orang telah mempunyai target atau rencana mingguan/bulanan/tahunan yang harus dicapai
2. Mulailah dengan memantau jam pulang para pekerja, pastikan mereka pulang tepat waktu. Jika memungkinkan perpendek jam kerja mereka setiap harinya
3. Bebaskan para pekerja menentukan kapan mereka akan mengambil waktu libur mereka dan bagaimana cara mereka menghabiskan waktu libur mereka, kaitkan dengan reward karena mereka telah melakukan pekerjaannya dengan baik
4. Jika memungkinkan, beri insentif agar pekerja dapat benar-benar menikmati waktu libur mereka (ex : tiket nonton, voucher  dinner, dll)
5. Pada saat menjalani “libur tambahan”, isolasi para pekerja ini dari hal-hal yang berbau pekerjaan. Buat kesepakatan agar setiap anggota tim yang lain tidak diperkenankan untuk menghubungi pekerja yang sedang melakukan “libur tambahan” kecuali jika benar-benar mendesak.
6. Kaitkan dengan punishment  jika mereka tidak dapat berkinerja sesuai dengan yang telah ditargetkan

Write what you do and do what you write

at glance of Standart Operation Procedure-SOP

Beberapa minggu yang lalu saya mengikuti pelatihan Standart Operation Procedure (SOP) yg diadakan oleh Value Consult. Ya... ini merupakan salah satu langkah saya agar Adila Group bisa lebih maju daripada sekarang.

Selama ini, Adila Group masih belum menggunakan konsep-konsep tertentu dalam manajemennya. Semua mengalir sesuai kebutuhan saja. Dan seiring dengan berkembangnya perusahaan, saya merasa sudah waktunya Adila Group menerapkan konsep-konsep yang bisa mengakselerasi bisnis kami.

Alur konsep dalam pelatihan itu secara sederhana adalah sebagai berikut: menyusun SOP, lantas menerapkannya. Sembari SOP berjalan, maka urutan selanjutnya adalah menyusun Key Performance Indicator atau KPI. Dan terakhir, bila rangkaian tahapan tadi terlaksana maka akan terbangun apa yang disebut Balance Score Card (BSC).

Saya membayangkan BSC diterapkan di Adila Group dalam jangka panjang, yang jangkauannya bisa setahun lebih. “Namun saat ini saya masih persiapkan dulu secara matang SOP-nya”.

Sejumlah person yang tergabung dalam tim telah saya pasrahi konsepnya. Dari tim ini, secara detail akan ditangani konsultan. Lini usaha yang akan menikmati duluan SOP hasil Value Consult ini adalah Pourvous, lantas Dannis, dilanjutkan lini usaha Adila Group lainnya.

Namun yang jelas tim yang terbentuk dari manajeman akan melakukan tahap demi tahap agar SOP dapat diimplementasikan. Tentu hal ini juga tergantung kemampuan adaptasi dari divisi yang bersangkutan.

Selanjutnya, saya ingin kemukakan terlebih dulu mengenai SOP yang saya serap dari pelatihan itu. Semoga suatu saat, pembaca juga berbagi ilmunya... mmmm...ilmu Allah SWT khan demikian luas, tak habis bila kita berbagi.

write what you do and do what you write

Konsep awal dari SOP adalah write what you do and do what you write. Sesederhana itu? Setidaknya ini menjadi pijakan bagi rekan-rekan yang belum menyempurkan sistem dalam bisnisnya.

SOP yang benar adalah SOP yang dapat langsung diterapkan oleh siapapun yang membacanya sekaligus mampu menjadi patokan cara pengerjaan kegiatan bisnis sesuai yang diharapkan.

Bila SOP ini telah diterapkan di Adila Group, saya membayangkan setiap person yang terlibat dalam tim Adila Group paham akan pekerjaannya masing-masing. Diatas pijakan pemahaman tadi, mereka akhirnya melakukan berbagai aktifitas sesuai yang dicantumkan dalam SOP.

“Dengan SOP, bisnis yang dijalankan dapat berjalan secara otomatis. Khususnya untuk aktivitas–aktivitas yang rutin dan berulang.”

Semakin besar skala bisnis suatu perusahaan, maka implementasi SOP semakin penting. Sebab tidaklah mungkin mengandalkan suatu kegiatan bisnis kepada person–person tertentu saja.

Akan sangat beresiko apabila person tersebut sakit ataupun mengundurkan diri. Tanpa SOP yang benar, kegiatan bisnis bersangkutan akan langsung terpengaruh dan bahkan goyah.

Lantas siapakah yang bertanggung jawab menjalankan SOP?

Idealnya, penyusunan SOP dan pemantauan pelaksanaannya dikerjakan oleh divisi khusus yaitu Business Development. Divisi ini bertanggung jawab mulai dari melakukan observasi dan mendokumentasikannya dalam bentuk SOP.

Divisi Business Development ini juga memastikan bahwa SOP telah dilaksanakan dengan benar. Setelah itu, mereka melakukan penilaian sehingga diketahui apakah SOP yang ada sudah cukup efisien atau memerlukan perubahan-perubahan lagi.

Kerjasama lintas departemen sangatlah dibutuhkan untuk mendapatkan SOP yang benar. Pasalnya, SOP yang disusun juga berlaku untuk departemen yang lainnya.

Nantinya, SOP ini adalah sebagai landasan untuk membangun sistem Key Performance Indicator (KPI) masing-masing person yang kemudian menghasilkan laporan kinerja perusahaan dengan basis Balanced Score Card.

Apa sich Key Performance Indicator itu?

KPI adalah semacam rapor masing-masing person dalam suatu organisasi. Keberadaan rapor yang tepat dan jelas, akan mempermudah perusahaan untuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia (SDM) di perusahaannya.

Upaya meningkatkan kualitas SDM dapat dilakukan sebab melalui KPI, akan diketahui secara langsung bagian–bagian mana yang perlu diperbaiki dan ditingkatkan lagi.

Dengan sarana KPI ini pula, para entrepreneur dapat membuat sistem reward and punishment dalam perusahaan berlangsung dengan benar dan tepat. Penghargaan benar-benar diberikan kepada individu yang berprestasi. Sedangkan punishment diberikan kepada individu yang tidak memenuhi persyaratan yang ditetapkan oleh perusahaan.

“Akhirnya, dengan perangkat KPI inilah perusahaan dapat mengukur seberapa efektif person-person di dalam perusahaan dalam menjalankan job desk-nya.”
Balance Score Card

Melalui implementasi BSC, kinerja perusahaan dapat diukur secara daily, monthly dan anually dengan parameter-parameter yang seragam. Dengan demikian, para anggota tim akan lebih mudah untuk menterjemahkan dan mengukur target yang diberikan oleh perusahaan.

“Selain itu, setiap tim juga dapat melihat sampai di titik mana perusahaan saat ini dari target yang ingin dicapai. Ujung-ujungnya juga akan berpengaruh pada cara penghitungan kompensasi dan reward dari perusahaan. Begitu...”

BSC memudahkan kita dalam menentukan target dan melihat kinerja seluruh perusahaan, cukup dengan melihat laporan BSC saja. Mengapa? Sebab BSC mendefinisikan semua parameter aktivitas perusahaan ke dalam bentuk angka.

Sehingga kita bisa memantau setiap saat segala aktivitas yang dilakukan oleh tiap individu. Apakah sudah membuat perusahaan bergerak mendekat ke tujuan perusahaan atau belum.

Dan perlu dicatat, semua perkembangan yang dikemas oleh BSC dinominalkan ke dalam bentuk angka sehingga laporan BSC menjadi mudah untuk dibaca dan dicermati.

Sekilas Informasi Mengenai Investasi Property

Ada beberapa pertanyaan yang mungkin muncul mengenai investasi

Apa itu investasi ?Menurut kamus Wikipedia :

Investment is term with several closely-related meanings in business management, finance and economics, related to savingconsumption. An asset is usually purchased, or equivalently a deposit is made in a bank, in hopes of getting a future return or interest from it. The word originates in the Latin "vestis", meaning garment, and refers to the act of putting things (money or other claims to resources) into others' pockets. See Invest.[citation needed]. The basic meaning of the term being an asset held to have some recurring or capital gains. It is an asset that is expected to give returns without any work on the asset per sen. or deferring

Apa yang penting dari suatu investasi ?

Yang paling penting adalah kita harus memiliki sebanyak mungkin kontrol yang berpengaruh langsung dengan besarnya tingkat keuntungan akan yang dihasilkanJika dikaitkan dengan investasi property, apakah investasi property pasti menguntungkan ?

Tidak ada satu investasi yang pasti menguntungkan. Semua investasi pasti beresiko, termasuk juga property. Contoh :

Anda membeli sebidang tanah, kemudian ternyata di kemudian hari tanah itu ternyata bersengketa atau di sekelilingnya ternyata dijadikan makam sehingga harga tanah anda menjadi turunAnda membeli kios atau ruko yang belum jadi dari developer. Dan ternyata di kemudian hari developer tersebut tidak dapat menyelesaikannya dengan alas an pailit.

Ada banyak contoh2 lainnya yang memang terjadi di dalam investasi propertyKapan investasi property dapat dianggap sebagai asset yang menguntungkan ?

Menurut Dolf de Roos di dalam bukunya Real Estate Riches dan Robert Kiyosaki di dalam bukunya Increase Your Financial IQ , sebuah investasi property baru bisa dianggap asset apabila telah menghasilkan arus kas positif ke dalam kantong investor TANPA harus menjual asset property tersebutApabila saya membeli ruko/apartemen yang masih dalam bentuk gambar, apakah itu bisa dikatakan sebagai asset ?

Pada saat anda membeli property yang masih dalam bentuk gambar, maka tiap bulan anda harus membayar cicilan bulanan, kecuali anda membeli dengan kontan. Membeli dengan kontan pun tidak membuat anda bisa langsung mendapatkan keuntungan pada bulan pertama karena fisiknya belum ada. Jadi itu bukanlah asset, karena belum mempunyai kemampuan untuk menghasilkan keuntunganTerus, kriteria aset property yang baik itu seperti apa ?

Ada tiga kriteria

1. Kapan property tersebut mulai bisa menghasilkan keuntungan ? Semakin cepat semakin baik (Time value of money)
2. Berapa modal yang dikeluarkan ? Semakin sedikit semakin baik
3. Berapa R.O.Inya ? R.O.I = Return On Investment, adalah besarnya pengembalian atas investasi yang ditanam. Dapat dihitung dengan membagi pendapatan bersih dengan total uang/modal yang dikeluarkan

Terus saya terlanjur membeli tanah atau apartemen yang masih dalam bentuk gambar. Tapi seiring waktu nilai tanah dan apartemen itu khan sudah naik ? Mengapa saya tidak bisa menyebutnya sebagai asset investasi saya ?

Ingat, yang penting dari suatu investasi adalah KONTROL. Semakin banyak kontrol yang kita miliki semakin banyak hal yang bisa kita lakukan untuk meningkatkan tingkat R.O.I yang kita inginkan.

Untuk tanah :Sangat kecil hal yang bisa kita lakukan untuk meningkatkan nilainya tanpa harus menjualnya, kecuali dibangun sebuah bangunan terlebih dahulu. Dan ini menyebabkan semakin lama keuntungan yang disa diperoleh, dan modal tambahan yang harus dikeluarkan sehingga R.O.Inya semakin kecil.

Alternatif lain adalah menyewakannya langsung dalam bentuk tanah kosongBisa juga dikerjasamakan dalam bentuk BOT (Build Operation Transfer). Defenisinya adalah penyewa membangun properti diatas tanah yang disewakan, kemudian berhak untuk menggunakannya dalam jangka waktu tertentu. Setelah masa sewa habis, maka bangunan akan menjadi pemilik tanah

Untuk membeli property yang masih berupa gambar :Tidak ada cara lain selain menunggu property tersebut sampai selesai, baru kemudian property tersebut berpotensi untuk memperoleh keuntungan. Dan penyelesaian property rata2 memakan waktu 1 – 3 tahun.

Bagaimana dengan menjadi developer property ?

Kuncinya adalah seberapa banyak kontrol yang bisa kita pegang. Dengan menjadi developer property ada banyak control yang bisa kita pegang seperti, berapa luas tanah dan bangunannya, berapa harga jualnya, berapa diskon maksimalnya, berapa persen yang akan dijual dan berapa persen yang hanya bisa disewakan, dimana memasarkannya, dll.

Cara orang kaya berbelanja....

Di buku yang barusan saya baca Increasing Your Financial IQ, karangan Robert T. Kiyosaki. Ada hal yang menarik. Pada saat itu diceritakan bahwa Kiyosaki berniat untuk membeli mobil Roll Royce / Bentley seharga $180.000 (saya lupa persisnya).

Menariknya...yang dia lakukan pada saat itu adalah menelepon broker perdagangan komoditinya (Kiyosaki berinvestasi di komoditi perak, kalo di sini sih sama dengan perdagangan loco untuk komoditi emas) dan meminta broker tersebut untuk menghasilkan uang sebesar $180.000 dari perdagangan komoditi tersebut.

Akhirnya nominal tersebut tercapai dalam jangka waktu 8-9 bulan (saya lupa lagi persisnya :-) ) Setelah diperoleh, barulah Kiyosaki kemudian membeli mobil Roll Roycenya

Pelajaran yang saya ambil :

1. Orang kaya (yang cerdas) membeli semua barang konsumtifnya dari apa yang dihasilkan oleh aset-asetnya (paper asset, properti ataupun bisnis) dan berupa pasive income.

2. Walaupun kaya, mereka berani untuk menunda keinginan mereka tanpa harus hidup di bawah standar pendapatan mereka. Jadi kalo mau beli mobil mewah, ya beli aja. Tapi pikirkan dengan bijak bagaimana proses pembeliannya

3. Dengan memaksa aset mereka yang bekerja untuk mereka, maka gaya hidup mereka sama sekali tidak mempengaruhi ataupun mengurangi jumlah aset yang mereka punyai. Makanya sekarang bisa dilihat yang kaya akan bertambah kaya. Bukan karena mereka memiliki banyak uang, tapi karena mereka memiliki kecerdasan finansial

4. Semakin tinggi investasi otak kita...Insya Allah hidup akan semakin lebih mudah

Kejadian di kita sekarang (dan saya beberapa kali mengalaminya) adalah membelanjakan kebutuhan konsumtif dari active income, baik itu dari gaji bagi yang masih jadi karyawan, ataupun dari pendapatan usaha yg sifatnya masih self employee.

Bukannya diharamkan apabila kita saat ini menggunakan active income untuk kebutuhan konsumtif, akan tetapi harus punya target....sampai kapan ??? (sebagai bahan renungan bersama...)

Pinjaman bank Lebih Besar dari Nilai Agunan? Emang Bisa ?

Alhamdulillah saat ini saya berhasil mendapatkan pinjaman dari sebuah bank yang agunan dua buah ruko yang saya beli pada thn 2006 dan 2007. yang menarik adalah saat ini plafon kredit yang saya terima melebihi dari harga jual properti itu sendiri. Apalagi salah satu ruko tersebut saya cicil dari hasil keuntungan bisnis saya sebelumnya. Setelah dijalanin, trnyata bisa juga ya, karena dulu saya masih belum sepenuhnya memahami apakah  bisa bank memberikan pinjaman lebih besar dari nilai agunannya. Ada beberapa hal yang saya pelajari disini :

1. Pentingnya membayar cicilan on time (membangun kredibilitas). Kalau saya menggunakan sistem autodebet, sehingga memperkecil resiko lupa membayar bayarnya

2. Pentingnya selalu menabung omset bisnis yang didapat. Walaupun omset tersebut langsung ditarik lagi untuk keperluan operasional atau belanja bahan baku. Karena bank bisa hanya berpatokan pada transaksi yang tercatat, bukan asumsi ataupun pernyataan

3. Membangun relasi dengan banyak bank. Sehingga kita dengan bebas bisa melelang kepada mereka siapa yg bisa memberikan penawaran pinjaman tertinggi. Pada awalnya saya adalah nasabah dari bank yang lain, akan tetapi karena mereka tidak mau menaikkan plafonnya , langsung saya tawarkan ke bank yang saya gunakan sekarang dan mereka langsung setuju.

4. Bank sebenarnya lebih melihat perfoma bisnis kita, bukan dari nilai agunannya. Makanya banyak kejadian walaupun nilai agunannya Milyaran, akan tetapi bank hanya bisa mengeluarkan dana jauh dibawahnya, karena sebenarnya bisnisnya blm perform di mata bank

5. Bank lebih concern kepada cashflow, bukan hanya penjualan. Jadi jaga baik2 masa piutang rata2 sependek mungkin. Kl bisa sih ngga ada piutang :)

6. Untuk yang berbisnis di perdagangan, lebih baik mengambil sistem pinjaman PRK (pinjaman rekening koran)karena sistem perhitungan bunganya yang menggunakan sistem harian dan sesuai dengan plafon yang kita pergunakan pada saat itu

7. Pahami ilmu finansial, sehingga kita dapat me leverage aset2 kita dengan maksimal sehingga mereka yang bekerja keras untuk kita

Referensi buku bagus : Robert Kiyosaki (Increase yout Fnancial IQ)

8. Menjaga gaya hidup.Karena masih darah muda, dulu sempet terpikir untuk modifikasi mobil atau punya mobil mewah sekelas Alphard yang sekarang sekarang trend (saya hobinya otomotif) tapi untungnya saya segera menikah, jadi ada yg ngerem. Akhirnya mengalokasikan pendapatan ke hal2 yg lebih produktif (Bener juga kalau menikah itu membuka pintu rejeki. Kalau sekarang targetnya adalah bagaimana caranya agar bisa beli properti satu lagi murni dari hasil aset properti saya sebelumnya. Setelah itu, baru beli mobil murni dari hasil paper asset saya (beberapa bulan terakhir sih sempet nembus 10% per bulan, tp bulan ini br dpt 2%).

Semoga bermanfaat.

Andi Sufariyanto

(. . . . .yang lagi belajar nulis)