Write what you do and do what you write

at glance of Standart Operation Procedure-SOP

Beberapa minggu yang lalu saya mengikuti pelatihan Standart Operation Procedure (SOP) yg diadakan oleh Value Consult. Ya... ini merupakan salah satu langkah saya agar Adila Group bisa lebih maju daripada sekarang.

Selama ini, Adila Group masih belum menggunakan konsep-konsep tertentu dalam manajemennya. Semua mengalir sesuai kebutuhan saja. Dan seiring dengan berkembangnya perusahaan, saya merasa sudah waktunya Adila Group menerapkan konsep-konsep yang bisa mengakselerasi bisnis kami.

Alur konsep dalam pelatihan itu secara sederhana adalah sebagai berikut: menyusun SOP, lantas menerapkannya. Sembari SOP berjalan, maka urutan selanjutnya adalah menyusun Key Performance Indicator atau KPI. Dan terakhir, bila rangkaian tahapan tadi terlaksana maka akan terbangun apa yang disebut Balance Score Card (BSC).

Saya membayangkan BSC diterapkan di Adila Group dalam jangka panjang, yang jangkauannya bisa setahun lebih. “Namun saat ini saya masih persiapkan dulu secara matang SOP-nya”.

Sejumlah person yang tergabung dalam tim telah saya pasrahi konsepnya. Dari tim ini, secara detail akan ditangani konsultan. Lini usaha yang akan menikmati duluan SOP hasil Value Consult ini adalah Pourvous, lantas Dannis, dilanjutkan lini usaha Adila Group lainnya.

Namun yang jelas tim yang terbentuk dari manajeman akan melakukan tahap demi tahap agar SOP dapat diimplementasikan. Tentu hal ini juga tergantung kemampuan adaptasi dari divisi yang bersangkutan.

Selanjutnya, saya ingin kemukakan terlebih dulu mengenai SOP yang saya serap dari pelatihan itu. Semoga suatu saat, pembaca juga berbagi ilmunya... mmmm...ilmu Allah SWT khan demikian luas, tak habis bila kita berbagi.

write what you do and do what you write

Konsep awal dari SOP adalah write what you do and do what you write. Sesederhana itu? Setidaknya ini menjadi pijakan bagi rekan-rekan yang belum menyempurkan sistem dalam bisnisnya.

SOP yang benar adalah SOP yang dapat langsung diterapkan oleh siapapun yang membacanya sekaligus mampu menjadi patokan cara pengerjaan kegiatan bisnis sesuai yang diharapkan.

Bila SOP ini telah diterapkan di Adila Group, saya membayangkan setiap person yang terlibat dalam tim Adila Group paham akan pekerjaannya masing-masing. Diatas pijakan pemahaman tadi, mereka akhirnya melakukan berbagai aktifitas sesuai yang dicantumkan dalam SOP.

“Dengan SOP, bisnis yang dijalankan dapat berjalan secara otomatis. Khususnya untuk aktivitas–aktivitas yang rutin dan berulang.”

Semakin besar skala bisnis suatu perusahaan, maka implementasi SOP semakin penting. Sebab tidaklah mungkin mengandalkan suatu kegiatan bisnis kepada person–person tertentu saja.

Akan sangat beresiko apabila person tersebut sakit ataupun mengundurkan diri. Tanpa SOP yang benar, kegiatan bisnis bersangkutan akan langsung terpengaruh dan bahkan goyah.

Lantas siapakah yang bertanggung jawab menjalankan SOP?

Idealnya, penyusunan SOP dan pemantauan pelaksanaannya dikerjakan oleh divisi khusus yaitu Business Development. Divisi ini bertanggung jawab mulai dari melakukan observasi dan mendokumentasikannya dalam bentuk SOP.

Divisi Business Development ini juga memastikan bahwa SOP telah dilaksanakan dengan benar. Setelah itu, mereka melakukan penilaian sehingga diketahui apakah SOP yang ada sudah cukup efisien atau memerlukan perubahan-perubahan lagi.

Kerjasama lintas departemen sangatlah dibutuhkan untuk mendapatkan SOP yang benar. Pasalnya, SOP yang disusun juga berlaku untuk departemen yang lainnya.

Nantinya, SOP ini adalah sebagai landasan untuk membangun sistem Key Performance Indicator (KPI) masing-masing person yang kemudian menghasilkan laporan kinerja perusahaan dengan basis Balanced Score Card.

Apa sich Key Performance Indicator itu?

KPI adalah semacam rapor masing-masing person dalam suatu organisasi. Keberadaan rapor yang tepat dan jelas, akan mempermudah perusahaan untuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia (SDM) di perusahaannya.

Upaya meningkatkan kualitas SDM dapat dilakukan sebab melalui KPI, akan diketahui secara langsung bagian–bagian mana yang perlu diperbaiki dan ditingkatkan lagi.

Dengan sarana KPI ini pula, para entrepreneur dapat membuat sistem reward and punishment dalam perusahaan berlangsung dengan benar dan tepat. Penghargaan benar-benar diberikan kepada individu yang berprestasi. Sedangkan punishment diberikan kepada individu yang tidak memenuhi persyaratan yang ditetapkan oleh perusahaan.

“Akhirnya, dengan perangkat KPI inilah perusahaan dapat mengukur seberapa efektif person-person di dalam perusahaan dalam menjalankan job desk-nya.”
Balance Score Card

Melalui implementasi BSC, kinerja perusahaan dapat diukur secara daily, monthly dan anually dengan parameter-parameter yang seragam. Dengan demikian, para anggota tim akan lebih mudah untuk menterjemahkan dan mengukur target yang diberikan oleh perusahaan.

“Selain itu, setiap tim juga dapat melihat sampai di titik mana perusahaan saat ini dari target yang ingin dicapai. Ujung-ujungnya juga akan berpengaruh pada cara penghitungan kompensasi dan reward dari perusahaan. Begitu...”

BSC memudahkan kita dalam menentukan target dan melihat kinerja seluruh perusahaan, cukup dengan melihat laporan BSC saja. Mengapa? Sebab BSC mendefinisikan semua parameter aktivitas perusahaan ke dalam bentuk angka.

Sehingga kita bisa memantau setiap saat segala aktivitas yang dilakukan oleh tiap individu. Apakah sudah membuat perusahaan bergerak mendekat ke tujuan perusahaan atau belum.

Dan perlu dicatat, semua perkembangan yang dikemas oleh BSC dinominalkan ke dalam bentuk angka sehingga laporan BSC menjadi mudah untuk dibaca dan dicermati.